입금 독촉, 매번 다르게 하지 말고 프로세스로 정하기

입금 독촉, 왜 매번 다르게 할까

입금일이 지나고 처음에는 조심스럽게 연락한다. 그래서 '혹시 입금 일정에 변동이 있으신가요?' 같은 약한 톤을 쓴다. 사흘 지나면 조금 더 강하게, 일주일 지나면 짜증이 섞인다. 결국 입금까지 10일이 걸린다.

이렇게 되는 이유는 규칙이 없기 때문이다. 매번 상황을 '감정으로' 판단한다. '이번엔 좀 더 조심해야 하나', '이 담당자는 좀 민감한가' 같은 생각이 들면서 시간이 늘어난다. 결과적으로는 입금이 더 늦어진다.

프로세스의 첫 단계: 입금일 기준으로 단계 정하기

입금 예정일 기준으로 단계를 미리 정한다. 예를 들면 이렇게:

• 입금 예정일 당일: 기록만 남긴다. • 입금 예정일 +2일(수요일 입금 예정 → 금요일): 이메일 또는 메시지로 '입금 현황 확인 부탁드립니다' 발송. • 입금 예정일 +5일: 문장을 좀 더 명확하게. '입금 상황 확인이 필요합니다. 연락 부탁드립니다.' • 입금 예정일 +7일: 전화 통화로 직접 확인.

이 단계들은 거래처별로, 상품 특성별로 조정할 수 있다. 중요한 것은 '내가 정했다'는 것이다. 그러면 독촉할 때마다 판단하지 않아도 된다. 규칙만 따르면 된다.

감정이 빠지면 담당자도 흔들리지 않는다

톤이 일정하면 거래처 담당자도 예측할 수 있다. '이 회사는 입금일 5일 뒤에 꼭 연락한다'는 걸 알게 되면, 오히려 그 날짜에 맞춰 입금을 챙기기 시작한다.

반대로 톤이 자주 변하면 담당자는 '이 사람이 언제 화낼지 모르겠다'고 느낀다. 그럼 더 늦춘다. 불안감이 미루기를 유발하기 때문이다. 체계적인 독촉이 오히려 관계를 지킨다.

기록 남기기: 프로세스의 실행 증거

매 독촉마다 '누가, 언제, 무엇을' 기록한다. 스프레드시트나 간단한 메모 앱으로도 충분하다.

예: 2월 15일 입금 예정 → 2월 20일 이메일 발송 (스크린샷) → 2월 22일 미답변 → 2월 23일 전화 통화 (불건전함) → 2월 25일 입금 완료

이 기록이 있으면 두 가지 이득이 생긴다. 첫째, 나중에 같은 거래처가 또 늦을 때 패턴을 본다. '이 거래처는 늘 5일을 더 요청한다'면 처음부터 납기를 조정할 수도 있다. 둘째, 분쟁이 생기면 증거가 된다. '여러 차례 요청했습니다'를 증명할 수 있다.

거래처별 프로세스 차등 적용하기

모든 거래처를 같은 기준으로 할 필요는 없다. 중요 거래처와 소액 거래처는 다르다.

중요 거래처(월 거래액 크거나 반복 거래): +3일에 첫 연락, +5일에 전화. 담당자 이름까지 미리 알아두기.

소액 거래처(일회성 또는 소액): +5일에 이메일, +7일에 전화. 이 정도면 충분하다.

新거래처(아직 신뢰도 미지수): +1일 선입금 요청 또는 +2일 선확인. 초기에 신속하게 처리해두면 나중 관계가 편하다.

이렇게 차등을 두면 중요한 거래처에 집중력을 쏟을 수 있다.

입금 추적표로 일관성 유지하기

간단한 입금 추적표를 만들면 프로세스 실행이 자동화된다. 항목은 이 정도면 된다:

거래처명 | 입금 예정일 | +2일 연락 여부 | +5일 연락 여부 | +7일 전화 여부 | 실제 입금일 | 비고

매주 월요일 아침 15분이면 전주 미입금 건들을 훑을 수 있다. 감정이 아니라 시스템이 일하는 것이다. 담당자는 이 표만 보고 다음 액션을 결정한다.

프로세스가 규칙이 되는 순간

처음 1~2개월은 의식적으로 따라야 한다. 하지만 3개월이 지나면 이게 습관이 된다. 그럼 독촉할 때 '아, 규칙대로 하는 거네'라는 생각만 든다. 감정이 빠진다.

감정이 빠지면 거래처와의 관계도 덜 상해진다. 독촉이 아니라 '정기 확인 절차'처럼 느껴지기 때문이다. 그리고 입금 기간도 단축된다. 예측 가능한 독촉이 가장 빠르기 때문이다.